사회초년생을 위한 예의⑥ 전화 예절 및 매너

 

안녕하세요. DB손해보험 공식 블로그의 행복한:D입니다.

입사 후 전화를 하는 일도 많아지는데요. 많은 신입사원이 전화 예절을 놓치고 있다고 해요.

평소에는 매일 휴대폰을 들고 다니면서 친구들과 많은 통화를 해왔지만, 막상 사회초년생이 되고 난 후에는 직장의 전화 매너와 예절을 알지 못해 고충을 겪게 되는 경우가 많다고 합니다.

그렇다면 올바른 전화 예절은 어떤 것인지 함께 알아볼까요?

 

 

- 전화벨이 세 번 이상 울리기 전에 받기

 

기본적으로 전화벨이 세 번 이상 울리기 전에 전화를 받는 것이 기본 예의라고 합니다. 그렇다고 해서 무조건 세 번 울릴 때까지 기다렸다가 받는 게 아니라, 그 이상 전화가 울리게 되면 전화를 거는 쪽에서 초조하게 기다릴 수 있기 때문에 최대한 빨리 받는 것이 좋다는 의미이죠.

 

만약 부재중인 다른 직원의 자리에 전화벨이 한 번, 두 번 울릴 때까지 아무도 전화를 받지 않는다면 어떻게 해야 할까요? 멀뚱멀뚱 기다리기보다는 여러분이 전화를 받아 일 처리를 하시는 것이 좋습니다 :)

 

 

- 부서와 이름 밝히기

친구들에게 전화가 왔을 땐 ‘여보세요’라고 받는 것이 익숙했지만, 직장 내에서 전화를 받을 때는 ‘여보세요’라는 말보다는 자신의 부서와 이름을 소개하면 전화를 건 상대방에게 더욱 신뢰감을 줄 수 있으며 회사의 이미지를 좋게 만들어 줄 수 있답니다.

 

예를 들어 ‘감사합니다, DB손해보험 땡땡입니다.’라는 간단한 인사말로 전화를 받는다면 전화를 건 입장에서도 훨씬 기분이 좋아지겠죠? 간단한 전화 예절인 만큼 쉽게 지킬 수 있다는 점! 기억해 두시길 바랄게요.

 

 

- 전달할 용건은 메모하기

 

테이블 위에는 항상 포스트잇이나 간단한 메모지, 그리고 펜을 준비해 두시는 것이 좋아요. 그래서 전화가 걸려왔을 때 누군가에게 전달해야 하는 사항이 있다면 놓치지 말고 그때그때 메모를 해서 작은 디테일도 빠지지 않고 전달할 수 있는 것이 좋겠죠.

 

또한, 전화통화가 끝나고 나면 해당 메모 사항을 담당자에게 전달하며 간단한 설명을 곁들이거나, 담당자가 부재중일 경우 문자 메시지로 전달한다면 더더욱 완벽한 전화매너를 갖출 수 있겠죠.

 

 

- 끊기 전 인사하기

 

전화를 받았을 때나 전화를 걸었을 때, 모든 용무가 끝났다고 해서 전화를 뚝 끊어버리는 것은 전화매너에 어긋납니다. 직장 업무에 관련 없는 전화라고 하더라도, 전화를 끊을 때에는 ‘감사합니다.’ 또는 ‘안녕히 계세요.’ 등의 간단한 인사말을 덧붙인다면 말하는 입장에서도 민망하지 않고 인사를 받는 상대방도 기분이 좋아집니다.

 

또한, 전화를 끊을 때도 먼저 뚝 끊어버리는 것보다는 조금 기다렸다가 상대방이 전화를 끊고 나서 종료하는 것이 더욱 정중하게 느껴질 수 있는 간단한 전화매너 랍니다.

 

 

 

평소에는 별생각 없이 걸고, 받았던 전화! 하지만 직장에서 업무에 관련된 전화에는 ‘전화 매너’라는 것이 있기에 사회초년생은 많이 당황하게 될 수 있어요. 하지만 알고 보면 간단한 전화 매너들을 통해 직장 내 좋은 평판도 쌓고 예절도 조금씩 배워보는 것은 어떨까요?