사회초년생을 위한 예의⑤ 직장 예절-3 이메일 쓰는 법

안녕하세요. DB손해보험 공식 블로그의 행복한:D입니다. 

직장을 다니게 되면 하루에 수십 통씩 보내게 되는 이메일!

사회초년생들은 이메일을 어떻게 보내야 할지 몰라 헤매는 경우도 있을 텐데요.

아무래도 직장 상사, 다른 회사 직원에게 메일을 보내야 할 때는 더욱 긴장되기 마련이랍니다.

직장예절에 잘 맞는 이메일 형태는 무엇인지 궁금해하시는 분들을 위해 오늘은 이메일 예절에 대해 알려드리겠습니다.

 

 

- 이메일 제목

 

업무 시 빠른 속도는 생산성과 직결되고, 빠른 일 처리를 위해서는 명쾌한 전달이 가장 중요하답니다. 그 때문에 이메일의 제목은 ‘본문의 핵심내용이 들어간 한 문장’이 가장 좋아요.

제목만 보더라도 메일의 내용을 알 수 있도록 명확하고도 단순하게, 키워드를 나열한 형식으로 제목을 작성해야 빠른 업무처리가 가능합니다. 단순한 키워드로 내용을 파악할 수 있게 한다면 메일을 찾고, 구구절절한 메일을 다 읽는 등의 헛되이 쓰일 수 있는 시간을 최대한 줄일 수 있기 때문이죠.

 

또 한 가지의 팁! [긴급], [요청], [우선 처리 바람], [프로젝트명] 등의 머리글을 활용한다면 이메일의 작성 목적과 우선순위를 파악하기 쉽답니다. 메일의 성격이나 급한 정도 등을 빠르게 파악할 수 있다면, 전달받는 사람은 좀 더 생산성 있는 일 처리가 가능하겠죠?

반면에 ‘안녕하세요. 팀장님, 어느 부서의 누구입니다’ 와 같은 인사말을 제목으로 사용하는 것은 전문성이 결여된듯한 인상을 줄 수 있기 때문에 되도록 사용을 지양하는 것이 좋답니다.

 

 

- 이메일 본문

 

업무를 하다 보면 하루에도 수십 통의 메일이 메일함에 쏟아져 오기 마련입니다. 그 메일들을 하나하나 열어보는 것도 일인데, 핵심이 명확하지 않게 구구절절하게 풀어쓴 장문의 메일이 온다면 받는 사람은 짜증이 날 수 도 있다는 사실!

첫인사와 업무 내용인 본론, 끝인사의 구성은 지키되, 최대한 상대방이 이해하고 파악하기 쉽도록 핵심만 요약해서 간략하게 작성하는 것이 업무 메일 작성에서의 가장 중요한 부분이랍니다.

 

미팅이나 출장, 회의 등 날짜나 시간 등의 정보를 전달하는 메일에 있어서 핵심 내용은 ‘해당 이벤트의 시간과 장소’ 겠지요. 그럴 경우 해당 정보를 한눈에 알아볼 수 있도록 작성해야 하며, 첨부파일이나 그림을 활용하는 경우엔 표시를 통해 상대방이 파악하기 쉽게 하는 것이 좋아요.

 

 

- 수신자와 오타 확인

 

메일 작성을 다 했다면 전송을 누르기 전 꼭 확인해야 할 것이 있습니다! 바로 수신자가 바르게 기재 되었는가 하는 것인데요. 이메일을 직접 받는 사람과 참조 용도로 받는 사람 등, 수신자를 명확하게 지정해야 할 필요가 있답니다. 실수로 다른 업체에 메일을 전송한다던가, 수신자가 아닌 다른 직원에게 이메일은 보내는 일은 없어야겠죠? 업체 간에 이메일을 잘못 전송한다면 때에 따라서는 회사에 큰 불이익을 가져올 수도 있으므로 꼭 주의를 기울여야 하는 부분이랍니다.

 

또 한가지! 담당자의 성함과 직책이 잘못 기재되지는 않았는지, 회사명이 제대로 들어갔는지, 본문에 맞춤법에 어긋난 부분이나 오탈자가 있는지에 대한 확인을 해야 합니다. 가끔 이런 오탈자는 상대방에게 실례를 범하는 결과로 이어질 수도 있기 때문이에요. 예를 들어 부장님에게 과장님이라고 지칭하는 등, 상대방의 직책을 낮춰 부르게 된다면, 당혹스러운 결과로 이어질 수도 있겠습니다. 직책이나 이름 이외에도, 기본적인 내용에 오탈자가 난 상태로 메일을 전송할 경우, 자칫 무성의해 보일 수 있기 때문에 꼭 전송 전 번거롭더라도 퇴고를 한번 하는 것이 좋답니다.

 

이메일의 핵심 부분인 첨부파일이 빠지지 않았는지, 맞는 파일을 첨부했는지 확인하는 것도 중요합니다. 첨부파일이 빠진 상태로 메일을 전송했다가는 일이 지연됨은 물론, 메일을 두 번 보내야 하는 번거로운 일이 생길 수 있으니 주의하셔야 한답니다.

 

- 빠르게 답변하기

 

바쁘게 업무를 처리하다 보면, 가끔 메일을 확인하고 답변하는 것을 깜빡할 때도 많이 있죠. 하지만 보낸 사람은 메일의 답변 회신을 목이 빠져라 기다리고 있을 수도 있기 때문에, 메일의 답신은 최대한 빨리 주는 것이 좋답니다. 될 수 있으면 수신한 당일을 넘기지 않도록 그날 답변을 바로 보내주면 좋겠죠? 또 상대방이 나의 요청사항이나 부탁을 들어준 경우, 이를 그냥 넘기지 말고 감사 인사를 메일로 보내는 것이 기본적인 직장예절이니, 간단한 회신이라도 꼭 하시는 게 좋아요.

 

 

업무에 능숙한 사람이라도 급한 상황에는 실수할 수 있기 마련이랍니다. 하지만 사회초년생이라면 직장예절이나, 업무 예의 등에 서툴러서 더 주의를 기울여야겠죠? 메일에서 드러나는 매너가 직장에서의 자신의 이미지를 결정하는 데 큰 역할을 하기므로, 직장예절에 맞는 메일 쓰기는 참 중요하답니다. 알려드린 업무 메일 쓰기 팁을 잘 활용하셔서 직장생활에 도움이 되기를 바랄게요.